יתר על כן, היום בעולם התקשורת המידית גם הקשר עם הלקוחות הוא כבר לא מה שהיה פעם. היכולת לתחזק קשר רציף ופורה עם הלקוח דורשת משאבי זמן וכסף.
בנוסף לכל זה, כל עסק בישראל בין אם הוא עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ מחויב להפיק חשבוניות מס (או לעוסק פטור – קבלות) העומדים בהגדרות ובכללים הנדרשים, לכל הכנסה שהוא מכניס. גם זו משימה הדורשת זמן ומשאבים שונים עבור בעל העסק.
בעולם העסקים של 2021 הפתרון הכי הגיוני ונכון לכל המשימות האלו, הוא תוכנות להפקת חשבוניות דיגיטליות לניהול העסק. מדובר בממשקים שעוצבו במיוחד כדי להקל על בעלי עסקים, הן בארגון כל המידע במקום אחד והן בתרומה להתנהלות יעילה יותר. מדובר בתוכנות ידידותיות שמחירן נוח לכל כיס והתרומה שלהן לשגרת העבודה היא משמעותית.
אחת האפשרויות היותר נוחות שמאפשרות התוכנות האלו היא הנפקת חשבוניות (וקבלות) אונליין. מה שאומר, שתוכלו בקלות להוציא חשבוניות דיגיטליות שישלחו ללקוח במייל, לחסוך בזמן ומאמץ, ולא פחות חשוב – גם בנייר!
אז הכנתי לכם רשימה של 5 תוכנות להפקת חשבוניות וניהול עסק אונליין הטובות והיעילות ביותר. אבל לפני כן כמה דברים חשובים:
ראשית, מומלץ וכדאי לנסות את הממשקים של כל אחת מהתוכנות, לפני בחירת ספק חשבוניות דיגיטליות. כך תוכלו לראות איך אתם מסתדרים עם הממשק ולהחליט מה הכי מתאים לכם. קחו בחשבון שאתם הולכים לעבוד עם הממשק באופן יומיומי ושוטף, לכן כדאי שיהיה זה ממשק קל לתפעול. אם אתם הולכים לעבוד עם ה-API להפקת חשבוניות אונליין אוטומטיות למשל, שימו לב שיש חברות שהן "מתקדמות" יותר במישור הזה, כמו "חשבונית ירוקה" (greeninvoice) למשל, עליה אפרט בהמשך.
שנית, נקודה נוספת שחשוב לשים אליה לב היא סליקת אשראי. אם אתם מתכוונים לממשק את מערכת החשבוניות לסליקת אשראי, עליכם לדעת שיש עלויות נוספות שיתווספו. יש החברות הגובות תשלום גבוה יותר עבור הפקת החשבוניות, ויש חברות המוסיפות דמי הקמה (של ממש הסליקה) בעלויות שונות. באופן כללי כדאי לדעת שיש עלויות אחרות שמצטרפות וחשוב לבדוק אותן (למשל עמלות של החברה על כל סליקה).
רשימת תוכנות להפקת חשבוניות וניהול עסק אונליין ב2021
-
חשבונית ירוקה (Greeninvoice)
יש הרבה מערכות בשוק וחלקם אפילו יותר משוכללות מחשבונית ירוקה. עם זאת הייחוד של חשבונית ירוקה הוא בעיצוב הנעים, צוות תמיכה מעולה וותק בשוק, ולכן אפשר להבין מדוע זאת המערכות הנפוצות בשוק.
ידידותי למשתמש – חשבונית ירוקה מאופיינת בעיצוב היפה והידידותי ביותר. המאמץ שהושקע באפיון המערכת נראה בבירור. כך שכל אחד יכול להתמצות במערכת ולהרגיש מנהל חשבונות מדופלם לכמה רגעים.
תמיכה – בחשבונית ירוקה, לא תמצאו טלפון אליו ניתן להתקשר ולקבל תמיכה. למרות זאת, תוכלו לקבל מענה מקצועי על השאלות באמצעות המייל או הפייסבוק – בתוך 10 דקות בשעות הפעילות. וזה עובד מעולה!
מחיר: נע בין 19 ₪ ל83 ₪ לחודש – תלוי בחבילה כמובן.
-
iCount – הנהלת חשבונות באינטרנט ויצירת דפי תשלום
iCount היא פלפטורמה מהותיקות בשוק. היא מעולה לבעלי עסקים קטנים, גם בזכות ממשק ידידותי ואינטואיטיבי למשתמש, וגם בזכות השירותים שהיא מציעה. בכל הנוגע לניהול העסק השוטף מוצעת, בנוסף לניהול ההכנסות, מערכת לניהול ותיעוד הוצאות העסק ולמעקב אחרי מלאי. הדבר מאפשר תשומת לב לחוסרים ובעיות וכן אפליקציה ייעודית שמשמשת כשעון נוכחות לעובדים. iCount נותנת מענה גם לקשר עם לקוחות וספקים (ניהול לקוחות-CRM) ומציעה פלטפורמה לסליקת אשראי, הפקת חשבוניות אוטומטית וגם תוכנה המתזכרת לקוחות שלא שילמו במועד.
יתרון בולט: המחיר לעסקים הקטנים. iCount מציעה מסלול מלא שכולל בין השאר הפקת דו"חות, ניהול הוצאות ומלאי, התממשקות לאתרים ועוד ב19.90₪ לחודש, או מסלול אקספרס לעסקים קטנים עם שירותים בסיסיים ומצומצמים יותר ב9.90 ₪ לחודש.
חיסרון: אם אתם מחפשים תמיכה טלפונית iCount אינה הכתובת, הפניות לשירות הן רק באמצעות המייל או בפניות דרך המערכת. במסלול האקספרס ניתן לשאול שאלות רק בפורום התמיכה בלבד.
-
EZcount – הוצאת חשבונית בקליק, סליקת אשראי וניהול הוצאות
EZcount היא מערכת מעולה לניהול חשבונית ולהפקת מסמכים דיגיטליים. כיום היא אחת החברות הגדולות בתחום והספיקה לצבור קהל משתמשים מרוצה (מאוד). תהליך ההרשמה מהיר ולוקח אתכם כמה שלבים למילוי כל הפרטים הרלוונטיים עליכם ועל העסק שלכם. כבר בשלב זה אפשר להתרשם מנוחות השימוש.
לאחר ההרשמה השירות מציע סימלטור המאפשר לכם ללמוד את המערכת על ידי הוצאת מסמכי דמו. זה יתרון על פני מערכות אחרות שלא מאפשרות להתנסות ואתם עלולים לעשות טעויות בחשבוניות הראשונות.
חבילות: ישנן 4 חבילות בהתאם לגודל העסק ולכמות המסמכים שתנפיקו בחודש. המחירים נעים בין 17 ₪ לחודש (החבילה הבסיסית ביותר, גם מבחינת השירותים הניתנים) ועד 57 ₪ לחודש (החבילה המתקדמת ביותר).
ממשק ונוחות שימוש: נוחות השימוש וחווית המשתמש (UX) במערכת מצוינת. הממשק פשוט מאוד ורואים שיש גם מחשבה על הפרטים הקטנים, למשל: חיפוש נוח של לקוחות קבועים, הסברים לאזורים השונים במילוי החשבונית ועוד, מאוד אינטואטיבי ומהיר לעבודה. האתר גם רספונסיבי ותומך בצורה טובה במכשירים ניידים.
-
רווחית – חשבונית דיגיטלית וסליקה
כמו התוכנות הנוספות שתיארנו, גם רווחית מציעה כלים לניהול עסק בדמות שירותים של ניהול לקוחות, סליקת כרטיסי אשראי, ניהול מלאי, הנהלת חשבונות באינטרנט ועוד. בנוסף לכך, רווחית מציעה מוצרים מיוחדים הפונים לקהלים ספציפיים: תוכנת הנהלה חשבונות לעורכי דין, תוכנת הנהלת חשבונות לתלמידי מכללות ותוכנה לעריכת דו"חות כספיים.
היתרון הגדול שלה הוא המחיר לעסקים קטנים, כך 50 מסמכים ראשונים בכל חודש הם חינם. החבילות הגדולות יותר נעות בין 39 ₪ ל119 ₪ לחודש.
-
חשבונית אונליין iCredit – תוכנות להפקת חשבוניות דיגיטליות ועמודי תשלום
גם ‘חשבונית אונליין’ וגם iCredit הם למעשה שתי מערכות משלימות מבית רווחית, אחת מהחברות הותיקות בתחום התוכנות לניהול חשבונות בארץ. ההבדל ש-iCredit הוא המודל סליקה שמתאים לעמודי סליקה והתממשקות לאתרי מסחר, בעוד ‘חשבונית אונליין’ הוא החלק שאיתו מוציאים קבלות וחשבוניות.
ממשק ונוחות שימוש: הממשק של חשבונית אונליין די פשוט כאשר התפריט המרכזי בצד ימין ולחיצה על כל אחד מהדברים פותחת אפשרויות נוספות. המערכת באופן כללי ברורה לשימוש. עם זאת בהשוואה ל-EZcount וחשבונית ירוקה שמציעות מגוון אפשרויות דומה, יש משהו מיושן בממשק והוא פחות זורם לטעמי לשימוש, ולפעמים גם פחות יעיל מה שעלול לגרום לכם לעשות יותר פעולות (למשל כשרוצים להפיק מסמך שקשור במסמך אחר).
מבחינת תמיכה במכשירים ניידים, המערכת רספונסיבית ואפשר לגלוש אליה ממכשירים בגדלים שונים.
חבילות – החבילות שציינתי לגבי ריווחית, כיוון שמדובר בחברת בת שלה.
רוצים לקרוא איך בעלי עסקים חוסכים 80% מהזמן האופרטיבי ומרוויחים יותר לחצו כאן.
