תוכנה לניהול משימות תעזור לכם ולצוות שלכם, לתעדף משימות, לגשת באופן שיטתי למטרות שלכם ובגדול – לעשות הכל בצורה טובה ויעילה יותר עבור העסק שלכם.
בחרתי את חמשת הכלים הטובים ביותר לניהול משימות הקיימים כיום. הם כולם מצוינים, אך חלקם עובדים טוב יותר מאחרים במצבים מסוימים. בואו נגלה איזה מהם מתאים לכם:
תוכנה לניהול משימות – 5 האפשרויות המובילות:
1. Wrike – הטובה ביותר לדוחות.
2. ClickUp – תוכנת ניהול המשימות החינמית הטובה ביותר.
3. טרלו – הטובה ביותר ליחידים ולקבוצות קטנות.
4. WorkFlow Max – הטובה ביותר לניהול עסקים.
5. ג'ירה – הטובה ביותר עבור חברות וקבוצות גדולות.
כיצד לבחור את תוכנת ניהול המשימות הטובה ביותר עבורכם?
מה שהופך תוכנה לניהול משימות לטובה, עשוי להשתנות מעט בהתאם לצרכים הספציפיים ולענף שלכם. לכן, כשאתם בוחרים תוכנה לניהול משימות, אל תחששו (או תתעצלו) לנצל מספר רב של נסיונות בחינם כדי למצוא את האחת.
הנה כמה מהתכונות החשובות ביותר שכדאי לכם לחפש:
1. יצירת משימות – זו הפונקציה הבסיסית ביותר שצריכה להיות בכלי ניהול משימות. אתה אמור להיות מסוגל ליצור משימות ולהקצות אותן בהתאם. חפשו גם 'שדות מותאמים אישית', זו תכונה שתסייע לכם להגדיר את המשימה כך שהמבצע יבין אותה בקלות.
זה עוד יותר עוזר אם הכלי מאפשר לכם להוסיף קישורים, תמונות, קטעי וידאו, מסמכים ותגובות למשימות. בנוסף, אתם אמורים להיות מסוגלים למיין את העבודה לפי הקריטריונים המועדפים עליכם, כמו לפי משימה, תאריך יעד, מחלקה או משאב.
2. כלי תקשורת – תקשורת היא הכרחית בצוות העובד למען מטרה משותפת. תוכנות לניהול משימות טובות צריכות לכלול כלי תקשורת מובנים. זה יכול להיות לוח דיונים, מסרים מידיים או שניהם. לוחות דיונים שימושיים מאוד עבור צוותים גדולים. כל אחד יכול לראות על מה חברי צוות אחרים מדברים.
3. ויזואליה – ברגע שהפרויקט יוצא לדרך, זה עוזר אם חברי הצוות יכולים לראות בצורה חזותית פשוטה את התהליך תוך כדי התפתחותו. לוחות Kanban עושים זאת טוב מאוד ומציעים תצוגה פשוטה של משימות בודדות והתקדמותן. התכונה 'גרור ושחרר' של לוחות kanban גם הופכת אותם לקלים לעבודה.
4. דוחות – יצירת דוחות יכולה להיות מייגעת, אך היא חלק חיוני בניהול המשימות. תוכנה עם כלי דוחות הופכת את התהליך להרבה יותר נוח. ניתן להוסיף ולאסוף נתונים בנוגע לתקציב, הוצאות, ביצועים, הקצאת משאבים ועוד.
5. התראות – אתם לא יכולים לצפות שחברי הצוות יהיו על התוכנה בכל רגע. התראות עוזרות לעדכן את כולם בשינויים בזמן אמת. תוכנות מסוימות לניהול משימות יודיעו למשתמשים על מועדים קרובים או על פעולות דחופות אחרות שצריך לבצע.
הסוגים השונים של תוכנת ניהול משימות
ישנם שלושה סוגים בסיסיים של תוכנות ניהול משימות:
1. תוכנת ניהול משימות פרטנית
תוכנת ניהול משימות פרטנית מתאימה לאדם יחיד. אתם יכולים לחשוב על זה כעל יומן אונליין. תוכנה זו היא לרוב פשוטה ויש לה תכונות בסיסיות ליצירת רשימות ולמעקב אחר ההתקדמות שלכם.
2. תוכנת ניהול משימות שיתופית
כפי שהשם מרמז, תוכנת ניהול משימות משותפת משמשת צוות. תוכנה אינטראקטיבית, המאפשרת לחברי הצוות לשנות את מצב הפרויקטים שלהם ככל שהם מתקדמים בזרימת העבודה. תוכנה שיתופית מיועדת לצוות יחיד העובד על פרויקט משותף.
3. תוכנת ניהול משימות משולבת
לעתים קרובות תראו סוג כזה של תוכנות בארגונים גדולים. מדובר בממשק יחיד שאוסף ומציג מידע על פרויקטים מקבוצת צוותים מגוונת. מנהלי פרויקטים יכולים לגשת לנתונים עבור כל הפרויקטים והצוותים דרך ממשק אחד. התוכנה בדרך כלל משתלבת בכלי שיתוף קבצים נוספים כמו Outlook, Dropbox, Slack ועוד.
#1 – Wrike – תוכנת ניהול המשימות הטובה ביותר לדוחות
Wrike הוא כלי לניהול פרויקטים, ואתם יכולים לראות את זה בתכונות החזקות שלו. תוכלו לראות למי מוקצית כל משימה, משך המשימה והתקדמות המשימה מלוח מרכזי אחד פשוט.
ניתן להציג ולנהל פרויקטים באמצעות רשימות, טבלאות, לוחות kanban וגאנטים. כברירת מחדל, Wrike ממיין משימות לפי סטטוס (פעילה או הושלמה), אבל אתם יכולים גם להתאים אישית את הכותרות לקטגוריות נוספות.
למרות התכונות הרבות שלו, Wrike פשוט לשימוש. תוכלו לבחור בין תזמון פרויקטים, עבודת צוות מהירה, ניהול קמפיינים שיווקיים, השקת מוצרים, ניהול שירותים מקצועיים, פרויקטים מורכבים עם שלבים ועוד!
תכונות נוספות שתמצאו שם:
– עריכת מסמכים
– שיתוף קבצים
– לוחות שנה
– ניתוח גרפי
– מעקב לאורך זמן
– דוח ביקורת משתמשים
– מנוע אוטומציה
התוכנית העסקית ומעלה מומלצת מאוד בגלל הדוחות שתקבלו שם. אתם יכולים לשתף דוחות בזמן אמת, לקבל גישה לתבניות של דוחות ולתזמן התראות לדוחות.
ל- Wrike יש תכנית בחינם ושלוש תכניות בתשלום:
פרופשיונל – $9.80 למשתמש לחודש.
עסק – $24.80 למשתמש לחודש.
חברה – צור קשר עם Wrike לתמחור.
#2 – ClickUp – התוכנה הטובה ביותר לניהול משימות בחינם
ClickUp היא אפשרות מצוינת אם יש לכם צוות קטן ואתם עדיין לא יכולים להצדיק את העלות של תוכנה לניהול משימות. עובדה מעניינת – Uber, Nike, Google ו- Airbnb משתמשות גם הן בכלי הזה.
ל- ClickUp יש גרסה חינמית עם חבילת תכונות ויכולות מדהימה. הגרסה החינמית תומכת גם במשימות ללא הגבלה וגם שמשתמשים ללא הגבלה.
אתם מקבלים תכונות מתקדמות – כולל אוטומציה, יעדים, תיק עבודות, ספרינטים, תרשימי גאנט, עבודה משותפת בזמן אמת, תצוגת עומס עבודה ועוד.
התוכנה עצמה מאוד ידידותית למשתמש ומאפשרת לפרק משימות למשימות משנה לניהול קל יותר. תכונה אחת קטנטנה אך שימושית היא היכולת להפוך הערות למשימות בלחיצת כפתור.
ClickUp ניתן גם להתאמה אישית, ויש לכם שליטה חופשית על התאמת סרגלי כלים, משימות, קטגוריות, מחלקות ותגובות. התכונות והפונקציונליות של התוכנית החינמית טובות כמעט כמו תוכנות מסוימות לניהול משימות בתשלום.
ל- ClickUp יש גרסה חינמית ושלוש תכניות בתשלום:
ללא הגבלה: $5 לחודש.
עסק: $9 לחודש.
ארגונים: צרו קשר עם צוות המכירות של ClickUp לתמחור.
#3 – Trello – התוכנה הטובה ביותר לניהול משימות ליחידים וקבוצות קטנות
טרלו הוא כלי לניהול משימות במובן הטוב ביותר. באותה מידה אתם יכולים לחשוב על התוכנה הזו כאפליקציית לוח Kanban. התוכנה כוללת לוחות, רשימות וכרטיסים, המאפשרים ליצור כמה שיותר פרויקטים ועמודות כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלכם.
ניתן להקצות משימות לחברי הצוות, לצרף קבצים לכל משימה, ליצור רשימות ולהוסיף הערות, לתייג משתמשים ולהוסיף קישורים. Trello ניתן גם להתאמה אישית רבה!
התכונה אולי הכי משמעותית היא 'גרור ושחרר' – תכונה מאוד שימושית שתקל על העבודה שלכם עם התוכנה. חברי הקבוצה פשוט גוררים את המשימות שלהם מעמודה אחת לאחרת. תצוגת הלוח שומרת על הכל מאורגן ומתויג בצורה ברורה.
התוכניות של טרלו כוללות:
גרסה בחינם.
מחלקת עסקים: $9.99 למשתמש לחודש.
ארגון: $17.50 למשתמש לחודש.
Trello הוא כלי מושלם עבור מנהלי פרויקטים שרוצים סקירה מהירה ופשוטה של זרימת העבודה. הגרסה החינמית מתאימה באותה מידה לאדם שמנהל סטארט-אפ או אפילו לפרילנסר. התוכנה מונה למעלה מ-19 מיליון משתמשים ברחבי העולם, כולל Adobe, Fender, Pixer ו- Google.
#4 – WorkFlow Max – תוכנת ניהול המשימות הטובה ביותר לניהול עסקים
WorkFlow Max עושה כל מה שתוכנת ניהול משימות צריכה לעשות ועוד. אתם יכולים להקצות משימות באמצעות רשימת to do, לאמוד זמני משימות ולקבוע תאריכי יעד. אפשר גם לעקוב אחרי התקדמות הפרויקט כולו ומשימות אישיות המרכיבות את הפרויקט.
אפשר גם להציג את האחוז שהושלם מכל משימה בזמן אמת. קיימת תכונה אוטומטית להקצאת משימות חוזרות עם תאריכי התחלה וסיום, תבניות, תיאורים וקטגוריות.
תכונת מעקב הזמן המתקדמת של WorkFlow Max מאפשרת להשוות את הזמן האמיתי שלוקח למלא משימות בהשוואה לזמן המשוער. דרך מעולה ללמוד וליעל את זמני העבודה שלכם.
WorkFlow Max מסייע גם לחיובים ותשלומים. אפשר לשלוח חשבוניות ולעקוב אחר עלויות עבודה.
תכונות נוספות של WorkFlow Max:
– ניהול מסמכים
– ניהול לקוח
– הזמנות רכש
– שדות בהתאמה אישית
– דוחות
– התראות
# 5 – JIRA – התוכנה הטובה ביותר לניהול משימות לצוותים גדולים
JIRA תוכנן במפורש תוך התחשבות במפתחי תוכנה. מאפייני זרימת העבודה של kanban הופכים אותו לאטרקטיבי למגוון ענפים. אם אתם מחפשים תוכנה לניהול משימות המותאמת צוות גדול, JIRA היא הבחירה הטובה ביותר.
הפלטפורמה עובדת על מערכת כרטיסים, ומוודאת שהמשימות הושלמו ברצף. כמו שקורה לעתים קרובות בפיתוח תוכנה, משימות מסוימות עשויות להיות תלויות אחת בשניה.
תכונות נוספות:
– ניהול בעיות
– ניהול בקשות
– ניהול אירועים
– ניהול פורטפוליו
– מעקב אחר ציוני דרך
ל- JIRA שלוש תוכניות:
סטנדרט: $20 לחודש.
פרמיה: $40 לחודש.
ארגון: צרו קשר עם JIRA לתמחור.
מעניין אותך לדעת איך בעלי עסקים חוסכים 80% מהזמן האופרטיבי ומרוויחים יותר? לחצו כאן
